書類整理は地味で時間がかかる作業。
溜め込めば溜め込むほど、
整理整頓するのは時間がかかります。
実際、書類オーガナイズ作業に伺うと、
地味に、かなり時間がかかります。
書類整理の仕組み化をしていないなら、
なおさらのことなんです。
今日は、書類整理の仕組み化には、
どんな下準備が必要かをご紹介します。
社内共通の書類保管ルール決めに必要な確認項目
まず、書類整理の仕組み化には
誰でもすぐに取り出しやすく、戻しやすい
書類の収納場所とルールが必要です。
そのルールを決めるには、
次のようなことを決める必要があります。
以上のことを洗い出すだけでも、結構な手間がかかると思いませんか?
ましてや、書類は何種類もあるので、
一筋縄には行かないこともありますし、
属人化した業務があると、
その担当者にしか分からないこともあります。
大事なのは、全体を把握できていること。
共有すべきデータ、書類は、
あるとわかる場所に置いて、
共有すべきスタッフ全員がそれを知っていること。
でなければ、
同じ書類を何人ものスタッフがコピーして、
自分のデスクに抱えることになり、
それだけでも紙や保管スペースの無駄が発生しているということです。
次回は、会社全体の書類を把握する方法について書きますね。
これは、一人ビジネスの会社でも使える方法なので、ぜひご覧ください。
本日も最後までお読みくださって、ありがとうございました。