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会社の書類の整理整頓 簡単に素早くできる方法は?
書類整理の仕組み化①下準備編

会社の書類の整理整頓 簡単に素早くできる方法は?
書類整理の仕組み化①下準備編

書類整理は地味で時間がかかる作業。

 

溜め込めば溜め込むほど、

整理整頓するのは時間がかかります。

 

実際、書類オーガナイズ作業に伺うと、

地味に、かなり時間がかかります。


重ねた厚みが10センチでも、
仕分け作業だけでも1時間もかかることも!

書類整理の仕組み化をしていないなら、

なおさらのことなんです。

 

今日は、書類整理の仕組み化には、

どんな下準備が必要かをご紹介します。

社内共通の書類保管ルール決めに必要な確認項目

 

まず、書類整理の仕組み化には

誰でもすぐに取り出しやすく、戻しやすい

書類の収納場所とルールが必要です。

 

そのルールを決めるには、

次のようなことを決める必要があります。

 


  • 保管場所:進行中の案件は、手近な場所に。完了した案件は、少し離れた場所でもOK
  • 保管期限:書類の種類によって、法定保存期間が決まっているものがあります。(経理書類、契約書など。)それ以外は、会社がルールとして決める必要があります。
  • 保管期限を決めたら、そのタイミングでスムーズに廃棄できるよう、年に1-2度は廃棄作業をスケジュールに組み込む必要があります。
  • ファイリング方法:書類の内容、使われ方、量、見返し方などによって、最適なファイリング方法は変わってきます。アクセスしやすく、無駄のないファイリングが求められます。
  • 共有ルール:社員全員がアクセスして良い(閲覧して良い)書類なのか、鍵付きキャビネットなどに管理する必要があるのか。また、スタッフで共有する書類なら、コピーをわざわざ自分用に持たないなどのルールが必要な場合もあります。
  • 紙か電子化か:紙で残す必要がある書類は紙で、電子データで良いモノは、共有サーバーやクラウドに。その際も、保管期限を守り、溜め込まないようにすることが大切です。電子データも年に1-2度、保管期限に沿って、データを整理する必要があるかもしれません。
  • ルールの明文化、社内での共有

 

以上のことを洗い出すだけでも、結構な手間がかかると思いませんか?

 

ましてや、書類は何種類もあるので、

一筋縄には行かないこともありますし、

属人化した業務があると、

その担当者にしか分からないこともあります。

 

大事なのは、全体を把握できていること。

共有すべきデータ、書類は、

あるとわかる場所に置いて、

共有すべきスタッフ全員がそれを知っていること。

 

でなければ、

同じ書類を何人ものスタッフがコピーして、

自分のデスクに抱えることになり、

それだけでも紙や保管スペースの無駄が発生しているということです。

 

次回は、会社全体の書類を把握する方法について書きますね。

これは、一人ビジネスの会社でも使える方法なので、ぜひご覧ください。

 

本日も最後までお読みくださって、ありがとうございました。