【プロ直伝】会社の書類整理が劇的に楽になる！「組織図」を使った分類のコツ

「組織図なんて、大きな会社が作るものでしょ？」

「自分一人の会社には必要ないよ」

そう思われるかもしれません。

しかし、実は「組織図」こそが、書類もデータも迷わず分類するための最短ルートなのです。

なぜ「組織図」が必要なのか？

書類が散らかる最大の原因は、「業務の境界線」が曖昧だからです。

特に少人数の会社や個人事業主の場合、一人で何役もこなすため、書類が混ざりやすくなります。

ステップ1：組織図をもとに業務を切り分ける

少数精鋭の会社では、一人の担当者が「経理」と「総務」を兼任していたり、「マーケティング」と「営業」を兼ねていることがよくあります。

書類整理を仕組み化するコツは、「人」で分けるのではなく「仕事の内容」で切り分けることです。

• 経理の仕事と総務の仕事を切り離す
  
• マーケティング（集客）と営業（成約）の仕事を切り分ける
  

ステップ2：担当（カテゴリー）ごとの書類をリスト化する

組織図ができたら、次はそれぞれの業務に関わる書類をリストアップしましょう。（WordやExcel、手書きのメモでもOKです！）

• 日常的に使う書類： 見積書、請求書、契約書など
  
• 滅多に使わない書類： 保険証券、定款、古い資料など
  
• 用途不明な書類： 「いつか使うかも」と眠っているもの
  

迷った時の解決策：「社内ルール」が正解

「この書類、経理かな？人事かな？」と迷うこともあるはずです。

そんな時は、「うちの会社ではこうする！」というルールを決めるだけで解決します。

複数の担当で使う場合： メインとなる担当者のカテゴリーに入れる。

カテゴリーが不明な場合： 一般的な部署の役割に当てはめてみる。

【一般的な部署の役割例】

経営（社長）： 経営計画、ビジョン、重要印鑑

経理： お金関係、銀行、税務

総務： 設備、備品、雑務、福利厚生

人事： 採用、労務管理、給与計算

マーケティング： 宣伝活動、市場調査、SNS運用

営業： 商談、契約、納品、顧客管理

カスタマーサポート： アフターフォロー、問い合わせ対応

組織図が「探し物ゼロ」のオフィスを作る

この「組織図の作成」と「業務の明確化」こそが、リバウンドしない書類整理の第一歩です。

土台さえしっかり決まれば、あとの整理は驚くほどスムーズに進みます。

書類整理の「重い腰」を上げたいあなたへ

「やり方はわかったけれど、膨大な書類を前にどこから手をつけていいか分からない…」

「自分のビジネスに最適な分類を、プロと一緒に決めてしまいたい！」

そんな多忙な女性経営者・オーナー様のために、

カタヅケシコウでは「ビジネス環境整備サポート」を行っています。

探し物にかける年間150時間を、本来やるべき仕事やプライベートの時間に変えませんか？

まずはお気軽にご相談ください。