書類整理サポートに伺うと、
複数のスタッフがいるオフィスでは、
担当者レベルで把握していても、
会社全体でどんな書類があるのかを
把握しにくいというお声もお聞きします。
また、一人ビジネスの会社様でも、
何があるか把握していても、
どう分類すれば良いのか
悩んでいるというお声も少なくありません。
そこで、今日は、簡単に書類を分類する方法をご紹介します。
少数精鋭の会社だからこそ、組織図を作ろう
まず、準備していただきたいのが
会社の組織図です。
「組織図って、大きな会社のものでしょ?」
「一人の会社では必要ないよ。」と思う方もいるかもしれません。
これが、書類もデータも分類する第一歩なんです。
こちらは、私のオリジナル講座用に作った
カタヅケシコウの組織図です。
一人ビジネスなので、全部、私が担当です!
社員が2人でも3人でも、10人でも、ぜひ作ってください。
組織図を作れば、業務内容と担当者が整理されます。
ここで、ご注意いただきたいのが、
少数精鋭の会社だと、
例えば、経理と総務を兼任する方がいたり
マーケティングと営業を兼ねていることがあります。
そこを、経理の仕事と総務の仕事を切り離します。
マーケティングと営業の仕事も切り分けて、組織図に書き加えます。
組織図の作り方(マイクロソフトパワーポイント サポートページにとびます)
*組織図のイメージが湧きにくい方は、
”組織図”で検索すれば、大手企業の組織図がたくさん出てきます。
同業種で大きな会社の組織図を参考にすると、イメージしやすいかもしれませんね。
そして、それぞれの担当業務に関わる書類が、何があるかをリスト化します。
(こちらは、パワポではなく、ワードやエクセルで。)
日常業務で使う書類なら、
ファイル棚から出さなくても思い出せると思いますが、
滅多に使わない書類や、
ファイル棚に眠ったままの用途不明な書類もあれば、
中身を確認して、必要そうならリストに入れます。
明らかに不要なら、廃棄してください。
これで、随分と担当別の書類が分類できませんか?
書類整理サポートでも、よくご質問されるのが
「この仕事(書類)は、どこの部署担当になるの?」ということ。
複数の担当者で使う書類であれば、
メインとなる担当者のカテゴリーに入れてください。
例えば、世間一般では、
経理のカテゴリーかもしれないけれど、
明らかに人事の仕事と密接に関わっているならば、
「うちの会社では、”人事の書類”ということにしよう!」
と社内ルールを決めれば良いだけです。
一方、複数の担当者で使うわけではなく、
単純に、どのカテゴリーか不明な場合は
世間一般的な会社の部署の
どこに当てはまるか、考えてみてください。
例えば、
社長:経営
経理:お金関係
総務:設備、雑務、福利厚生
人事:採用、労務管理
マーケティング:販売・営業前の宣伝活動、市場調査、イベント出展
営業:顧客に売り込む活動、商談、契約、納入納品
カスタマーサポート:販売後の商品やサービスのサポート
上記以外の定義も、部署名も色々とあります。
取扱商品・サービスごとに営業部門が分かれる場合もありますし
商品、サービスをカスタマイズする会社の場合は、
商品設計部門などがあるし、
商品、資材の仕入れを行う会社は資材部もありますよね。
ご自身のビジネスに当てはめて、
どんな部署名の業務になるかを
考えてみてくださいね。
この組織図と業務分担の明確化が、
書類整理の第一歩となります。
次回は、組織図にしても
把握しづらい書類の洗い出し方法について
ご紹介します。
以上、どなたかのご参考になれば幸いです。
最後までお読みくださって、ありがとうございました。