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【ビジネス整理術】夏休みのこの時期だからこそ!
デスク周りオーガナイズのススメ

【ビジネス整理術】夏休みのこの時期だからこそ!
デスク周りオーガナイズのススメ

おはようございます。

思考の整理で、仕事も家も効率化!目指すは心豊かな楽ちんライフ。

愛媛県松山市在住、カタヅケシコウのライフオーガナイザー® & オフィスオーガナイザー® 濱名 愛です。 

 

お盆が近づいて来ましたね。

お仕事はお休みですか?


それとも、他の人が休む時期だからこそ、誰にも邪魔されず仕事に集中して、時期を外して夏休みを取る予定ですか?

そんな方へ朗報です!こんな時こそ、雑然としてしまったデスク周りを整えてみませんか?



夏休みが固定でない会社に勤務していた時代は、お盆と時期をずらして休みを取る事がありました。

お盆時期に出社すると、出勤している人は少ないし、取引先もお休みで殆ど電話やメールも来ないので、自分が普段出来ない仕事に集中したり、溜まった書類をファイリングしたり、仕事がはかどって嬉しかった事を覚えています。

さて、皆さんはいかがでしょうか?
繁忙期でかき入れ時の方、締め切りが近いからデスク周りの整理整頓どころでは無い!という方は別として、取引先や顧客からの問い合わせも減るこの時期、ちょっと時間をとって、デスク周りのオーガナイズをしてみませんか?普段の業務に追われていると、つい後回しにしてしまいがちな引き出しの整理や書類整理、この時期に是非お試し下さい。

文具など細々したモノの整理なら

  • 引き出しの中身を全部出して、中を拭く。出したものは、要・不要で分類
  • インクが出ないボールペン、壊れた文具など、もう使わない/使えない文房具を処分
  • クリップや小さなふせん紙など、細かい文具が引き出しの中に散乱していたら、ひとまとめにする。または種類ごとに分けて、名刺が入っていた箱などの小箱や、仕切りがある整理箱を準備する
  • 補充が必要な文具は発注するか買っておく
  • 仕事に関係ない物が引き出しやデスク上にあれば、処分か、プライベートスペースに移動。
  • デスク上にモノが散乱していたら、本来の置き場所に戻し、デスクを拭き掃除


    *画像は全てお借りしました

書類整理なら 

  • まだファイルしていない書類は、分類
  • ファイルが足りなければ、早めにネットで注文(もしくは買いに行く)
  • ファイルにラベルを付ける(テプラやWordで作って体裁を揃える、手書きラベルを作成するなどお好みで)
  • 保管期限が過ぎた書類をシュレッダーにかける
  • スキャンしてPDF保存でOKな書類は、どんどん電子化する
  • 電子ファイルだけあれば良い書類は、紙をシュレッダーへ
  • PC上の電子ファイルも、要不要を分類、不要なものは削除→ゴミ箱を空にする



名刺整理なら

  • 未整理の名刺をファイル、または名刺ボックス/ホルダーに時系列や五十音順など一定ルールで整理。
  • 名刺をスキャナで読み込み、データ化する手もありますよ。

名刺整理の参考サイト:https://www.kingjim.co.jp/sp/desk/name_card/





プラスαでオフィスをより快適に


  • パソコンやプリンタの位置や、オフィス家具配置がもっと使いやすくならないか、仕事動線を考えてみる
  • デスク上にモノを置かない仕組みを考えてみる →全てのモノに住所を。引き出しやファイルの中に、モノを収める
  • デスク周りに花や観葉植物を飾ってみる →仕事場にも、ちょっとした潤いを
  • 仕事の合間のリラックス用のマッサージ小物やクッションなどを新調する


仕事空間の環境整備のメリット


  • 整った仕事空間は、仕事効率をアップします

  • 探しモノを減らすことは、探す時間を減らすこと。時間活用の効率化につながります

  • お家の片づけとは異なり、要/不要で分けるのが基本。
    必要な書類やデータを然るべき期間保管する仕組み作りをすれば、余分な書類を保管するスペースが減ります

  • 情報漏えいの防止対策


    お客様の機密事項や個人情報が入った書類やデータを、誤って無防備な形で紛失する事を防止できます。

  • お客様の出入りがある仕事空間の場合
    整った仕事空間は、お客様からの好感度や信用度アップにつながります。

一人で仕事空間を整えるのが難しいときは

 

自分では難しい...と感じる方は、オフィス空間整備のプロであるオフィスオーガナイザー®へご相談くださいね。


住空間と仕事空間の片づけは、目的が異なります。


仕事がサクサク進む仕事空間を作りたい方書類整理にお悩みの方、カタヅケシコウでは様々な仕事空間のお悩みにお応え出来るよう、しっかりと時間をかけてコンサルティングを行い、仕事空間を整えていきます。その後、お客様ご自身で片づいた状態を維持出来るよう、お客様に合わせた効率的な仕組み作りをお手伝いいたします。


また、ビジネスコンプライアンスにのっとった環境整備方法をお伝えするので、顧客や取引先への信頼度アップにもつながります。


色々自分なりに試してみたけど何だかしっくり来ない」、「どうも上手い方法が分からない」という方、「日常業務で手一杯で片づけになかなか手をつけられない」という方、是非お問い合わせくださいね。


お問い合わせ

 

 

本日も最後までお読みくださいまして、ありがとうございました。

 

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