こんにちは。
思考の整理で、仕事も家も効率化!目指すは心豊かな楽ちんライフ。
愛媛県松山市在住、カタヅケシコウのライフオーガナイザー® & オフィスオーガナイザー® 濱名 愛です。
日々の業務に追われて、ついつい書類整理が後回しになりがちではないですか?
こんなお悩みはありませんか?
- 書類整理の基本が分からない
- 自分に合った整理方法が分からない
- 自己流でやっているけど、これがベストかよく分からない
- 会社員のときは出来ていたのに、独立したら出来なくなった
今日も、お客様事例をまじえて、書類整理のコツとポイントについてのお話の続きです。
書類を全部出して、分ける
今回の書類の分け方は、お客様とのコンサルティングで、お仕事内容などを念入りにうかがい、次のように進めました。
1. 床の上、チェストの引き出し、本棚など各所に無造作にある書類を全部出す
2. 使う頻度で分ける
a) ほぼ毎日使う
b) 時々使う
c) ほぼ使わないけど、取っておく
d) 廃棄
頻度で分けて終わりではありません。
分けたものを、さらに分けていきます!
3. 2-a), 2-b)をそれぞれ、業務内容によって分ける
a) 業務A
b) 業務B
c)業務C
d)業務ではないが、関連分野で自分が参加した講座資料
4. 業務A, 業務Bのまとまった書類の中身を一枚ずつチェック。
要/不要を分ける。
ここで、ダブっている書類を抜き出し、各1部を残します。
こちらのお客様は、必要な書類が見つからないと、再度同じ内容で書類を作成することが時々あり、
似たような、でも少しずつ違う書類が何部もありました。
1部だけ残せばOKだったので、余分な書類は廃棄。
5. 2-c)「ほぼ使わないけど、取っておく」は、優先順位が低かったので、一番最後に作業する予定でした。
が、優先順位が高い書類を分けているうちに、
「優先順位が最下位の書類はもう使わない、いらない」とお客様が確信でき、廃棄することになりました。
分けて選んでいるうちに、モノに対する判断が上手になるので、
片づけ作業中に「最初はいると思ったけど、やっぱり、これもいらない」
となるのは比較的よくあることなんです。
6. 3-d) ”自分が参加した講座資料”は、分野ごとに分けました
講座ごとに分類して、ファイリング。
7. 3で分けた書類の、使い方に合うファイル用品をご提案。
↓
残り時間が少なかったので、お客様と一緒に、Amazonやメーカーサイトで
商品の大きさ、使い勝手、色、デザインなどを確認しながら、その場で注文。
作業期間がたった2週間しかなかったので、急いで手配して、最終作業日に間に合わせました。
8. 作業最終日にファイル用品に収めて、棚に収納。
今回の作業は、ここで時間切れでした。
お客様のご都合で、しばらく松山を離れるため、
来春頃、こちらに戻られてから、
ファイルの一部を納める棚を購入して、押入れクローゼットに設置予定です。
写真のように、棚に全部ぴったり入れた状態では取り出しにくいからです。
今回は、棚の納期が間に合いませんでした。
しかし、しばらくこのお部屋は使用しないため、
このままで作業完了となりました。
こちらのお客様は、書類整理にずっとお悩みでしたが、
「自分の努力ではかなり難しい。苦手なことはプロに頼もう」と、
思い切って、書類整理のご依頼を下さいました。
書類整理の苦手意識が強い方なので、
書類の分け方、整理整頓の仕方などを一通りご説明しながら、一緒に作業を進め、
お客様には、納得しながら喜んでいただきました。
書類整理個人レッスン&コンサルティング
書類は、仕組みを作り、処分ルールも決めて、時々見直すことが大切です。
カタヅケシコウでは、お客様の事務所、ご自宅での書類整理個人レッスン&コンサルティングを行っております。
お客様の業務の流れをしっかりとヒヤリングし、実際の書類を拝見しながら。
仕事効率がもっとアップする仕組み作りをお手伝いいたします。
一度仕組みを作った後は、ご自身で仕組みを維持したり、さらに改善することができるようになります。
アフターフォローでは、わからないことがあれば、メールやLINEで、いつでもご質問いただけます。(期間無制限)
書類整理にお悩みの方、書類整理をついつい後回しにしてしまう方、
今年中にスッキリ書類を整理して、気持ちよく年越ししませんか?
本日も最後までお読みくださいまして、ありがとうございました。